個人情報保護方針
出雲地区森林組合(以下「本組合」という。)は、業務上使用する会員及び取引関係者等の個人情報保護の重要性を認識し、以下のとおり個人情報保護方針を定め、これを実行することを宣言いたします。
- 本組合は、この宣言を実行するために、「個人情報保護規程」を定め、本組合の役員及び職員(嘱託職員、臨時職員を含む。)、その他関係者に周知徹底させて実行してまいります。
- 本組合は、個人情報の適切な保護に努めます。
- 本組合は、個人情報を取得する場合、利用目的の範囲内で利用します。この範囲を超えて利用する必要性が生じた場合は、通知のうえ同意をいただきます。
- 本組合は、個人情報を第三者との間で共同利用したり、個人情報を取扱う業務を外部へ委託する場合は、必要な契約を締結し安全面での対策を講じます。
- 本組合は、本組合が管理している個人情報について、本人からの開示請求、訂正等に応じます。
- 具体的な個人情報収集、取扱いのため以下の原則を定めます。
個人情報利用原則
(1)個人情報の利用は、収集目的の範囲内で、具体的な業務に応じ権限を与えられた者が、業務の遂行上必要な限りにおいて行うものとします。
禁止事項
(1)個人情報を第三者に提供すること。
(2)個人情報の目的外利用、通常の利用場所からの持ち出し、外部への送信等の個人情報の漏えい行為。
(3)本組合役職員による業務上知り得た個人情報の内容の第三者への通知、又は不当な目的使用。(その業務に係る職を退いた後も同様とし、必要な措置を講じます。)
平成17年9月1日
出雲地区森林組合
個人情報保護規程
(目的)
第1条
この規程は、出雲地区森林組合(以下「組合」という。)の事業遂行に関連して、取扱う個人情報の適切な管理を実施するにあたり、個人情報保護に係る基本事項を定めたものである。
(適用範囲)
第2条
この規程は、組合の役員及び職員(嘱託職員、臨時職員を含む。)に対して適用する。また、個人情報を扱う業務を外部委託する場合もこの規程の目的とするところに従って個人情報の適切な保護を図るものとする。
(定義)
第3条
この規程において、「個人情報」とは、組合の事業遂行に関連して収集された個人に関する情報で、氏名、生年月目等により本人を識別できるものをいう。なお、その情報形態は検索可能なもの及び情報媒体に記録されたものをいう。
(収集の原則)
第4条
個人情報の収集は、次の原則に従って行うものとする。
(1)組合の運営上必要な範囲において、目的を明確に定めること。
(2)収集は本人に利用目的を示し、適法かつ公正な手段により行うこと。
(3)第三者から個人情報を収集する際は、適法かっ公正な手段によることとし、個人の保護に値する正当な利益を侵害しないよう留意すること。
(利用・提供)
第5条
個人情報を取得したときは、予め利用目的を公表している場合を除き、速やかにその利用目的を本人に通知、又は公表しなければならない。
2個人情報の利用・提供は、次の原則に従って行うものとする。
(1)個人情報の利用は、予め明示した目的の範囲に限ること。
(2)利用目的を変更する場合、変更前と合理的な関連性が認められる範囲で行へその変更目的と内容を本人に通知、又は公表すること。
(3)法令に基づく場合を除き、本人の同意を得ることなく個人情報を第三者に提供してはならない。
(4)グル』プによる共同利用の場合、共同利用者の範囲、利用する情報の種類、利用目的、情報管理の責任者の名称等について、予め本人に通知、又は本人が容易に知り得る状況におくものとする。
(個人情報の正確性の確保)
第6条
個人情報は、利用目的に応じ必要な範囲内において、正確かつ最新の状態で管理するものとする。
(個人情報の安全性の確保)
第7条
個人情報に関する危険(個人情報への不当なアクセス又は個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏えい等)に対して、この規程に定める事項の他、合理的に管理するものとする。
2不要及び所定の保存期間が終了となった個人情報は、適正な方法によって破棄又は消去するものとする。
(個人情報の秘密保持に関する役職員の責務)
第8条
個人情報に関する収集、利用、提供又は委託処理等、個人情報を取扱う役職員は、この規程に定める事項に従い個人情報の秘密保持に十分注意を払って業務を行うものとする。
(個人情報の委託処理等に関する措置)
第9条
個人情報を取扱う業務を外部に委託する場合、委託業務目的外の使用及び複製の禁止、秘密保持、作業状況の確認等について委託契約書に定める等、必要かっ適切な監督を行うものとする。
(公表)
第10条
組合が保有している個人情報にっいて次の事項について、本人の求めに応じて遅滞なく通知するものとする。
(1)保有している個人情報の利用目的
(2)個人情報の開示、訂正又は削除、利用又は提供を拒まれた場合の手続
(3)保有している個人情報の取扱についての苦情申出先
(開示)
第11条
本人から自己情報に関する開示請求があった場合、本人確認のうえ遅滞なく開示するものとする。
2前項に関わらず、次の場合には開示請求に応じない。
(1)法令により、本人への開示が不適当と認められたとき。
(2)本人からの照会に合理的な理由の明示がなく、それらに応じることで著しく業務に支障が生じるおそれがあるとき。
3前項に基づき請求に応じない場合、原則として本人に説明を行うものとする。
(訂正一削除)
第12条
個人情報の記載内容に誤謬があり、本人から訂正又は肖除の請求を受けたときは、当該事項を確認のうえ、遅滞なくその請求に応じるものとする。
(白己情報の利用又は提供の拒否権)
第13条
組合が保有している個人情報について、本人から自己の情報についての利用又は第三者への提供を拒まれた場合、これに応じるものとする。ただし、法令に基づく権限の行使による開示請求等必要な場合についてはこの限りでない。
(個人情報管理責任者)
第14条
個人情報管理責任者は、常勤理事をもって充てることとする。
(個人情報管理責任者の責任)
第15条
個人情報管理責任者は、安全対策を実施するものとする。
2個人情報管理責任者は、各部門ごとに個人情報管理者を任命することができる。
(監査責任者と責務)
第16条
保有個人情報の管理状況について監査するため、監査責任者を置くこととする。
2監査責任者は、監事をもって充てることとする。 3監査責任者は、保有個人情報の管理状況について、必要に応じて監査を行い、その結果を個人情報管理責任者に報告するものとする。
(報告義務)
第17条
組合の役職員は、法令及びこの規程を遵守し、事故及び法令違反となる行為を発見した場合、速やかに個人情報管理責任者又は個人情報管理者へ報告しなければならない。
(規程の改廃)
第18条
本規程の改廃は、理事会承認を得ることとする。
(研修実施)
第19条
組合の役職員に対して、必要に応じて個人情報保護に関する所要の研修を行うこととする。
(罰則)
第20条
本規程に故意又は重大な過失により違反した職員は、就業規則に基づき懲戒に処するものとする。
付則
この規程は、平成17年9月1日から施行する。
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